Knowledge Codification dalam Mengelola Repository Arsip Sakernas

By: sakernas-repository on 08.25

KNOWLEDGE CODIFICATION

Knowledge yang telah kami peroleh selanjutnya kami kodifikasikan dalam bentuk narasi teks dengan mengubah tacit knowledge menjadi eksplisit knowledge (Externalization).

Knowledge yang diperoleh merupakan proses penyimpanan data yang baru dikembangkan pada sub-direktorat ketenagakerjaan pada kegiatan Sakernas, dikembangkan baru dua bulan saat tugas ini dibuat. Penyimpanan repository sebelum pengembangan ini, dahulu masih menggunakan penyimpanan di komputer masing-masing pegawai. Jadi, apabila pimpinan atau user lain ingin meminta suatu file tertentu, maka prosesnya mengirim email kepada subdit sakernas, lalu pegawai yang menyimpan file tersebut akan membalas email berikut attachment file yang diminta. Kondisi ini, memiliki banyak kekurangan salah satunya banyak file yang tersimpan dimana-mana, membebani kuota computer. 

Saat ini, penyimpanan repository Sakernas dilakukan secara online, menggunakan aplikasi Microsoft Share Point 2010 dengan server windows xp 2000. Sistem yang dibangun secara hierarki dalam site http://portal.premmia.bps.go.id/41200  terdiri atas 12 level user, yaitu :

1. Full Control: User dengan level permission  ini memiliki full control pada sharepoint.
2. Design: Level permission ini memungkinkan user untuk melihat, menambahkan, menghapus, dan mengubah konten sharepoint.
3. Contribute: User dengan level ini dapat melihat, menambahkan, memperbarui, serta menghapus list items dan dokumen.
4. Read: Level ini memungkinkan user untuk melihat page dan list item, serta download dokumen.
5. Limited Access: Level ini memberikan permission pada user untuk melihat hanya list, dokumen, library, folder, atau dokumen tertentu.
6. View Only: User yang memiliki level ini dapat melihat page, list items, dan dokumen. Dokumen pada server dapat dilihat oleh user pada browser, namun tidak dapat diperbarui dan di-download.
7. Approve: Level ini dapat memperbarui dan meng-approve page, list, serta dokumen dalam sharepoint.
8. Manage Hierarchy: Level ini memungkinkan user untuk membuat site baru dan mengubah pages di dalam site,  membuat dan memperbarui list  dan meng-upload serta memperbarui dokumen.
9. Restricted Read: Level ini dapat melihat pages serta dokumen, namun tidak dapat melihat versioning dokumen atau permission user lain dalam site.
10. List and libraries – Admin
11. List and libraries  - Members
12. List and libraries – Readers

Sistem tersebut hanya dapat diakses melalui jaringan di lingkungan BPS. Untuk dapat mengakses site, user harus memasukkan username dan password akun community BPS yang dimiliki masing-masing user dengan catatan untuk username harus ditambahkan “bps\” (tanpa kutip) di depan username akun community BPS. Setiap user akan memiliki hak akses yang berbeda-beda.  Fasilitas yang diberikan oleh system diantaranya :

1.    Kuesioner : Library ini berisi file-file kuesioner sakernas baik yang tahunan ataupun triwulanan, yang dibedakan berdasarkan tahun.

2.    Buku Pedoman : Library ini berisi buku pedoman pencacahan dan buku pedoman pengawas yang dibedakan berdasarkan tahun.

3.    Data : Library ini berisi raw data dari sakernas yang dibedakan berdasarkan tahun.

4.    Syntax Ketenagakerjaan : Library ini berisi syntax yang digunakan untuk mengolah data sakernas menjadi publikasi angkatan kerja, pekerja, KILM, serta syntax peubah ketenagakerjaan.

5.    Program Pengolahan : Library ini berisi program yang digunakan untuk mengolah data sakernas.

6.    Publikasi : Library ini berisi dokumen-dokumen publikasi sakernas dari tahun 1986 sampai tahun 2014. Dokumen yang ada pada library ini dibedakan menjadi folder Keadaan Angkatan Kerja dan Keadaan Pekerja.

7.    Berita Resmi Statistik : Library ini berisi dokumen yang digunakan dalam menerbitkan Berita Resmi Statistik Ketenagakerjaan yang dibedakan berdasarkan tahun.

8.    Video Conference : Library ini berisi dokumen seperti slide yang digunakan untuk melakukan kegiatan Video Conference Sakernas.

9.    Indikator Statistik : Library ini berisi dokumen yang digunakan sebagai indicator statistik ketenagakerjaan.

10.     Presentasi : Library ini berisi file-file presentasi sakernas.

11.     Bahan Ajar Sakernas : Library ini berisi file-file yang digunakan untuk bahan ajar pelatihan sakernas.

12.     Pemanfaatan Data : Library ini berisi data-data yang dikeluarkan dari Subdirektorat Statistik Ketenagakerjaan untuk dimanfaatkan oleh lembaga lain.

Data-data dalam fasilitas tersebut dikumpulkan dan disimpan ke dalam system secara online oleh user yang bertanggung jawab. Hanya orang tertentu yang dapat mengirim file seperti bagian kuesioner. Setiap akses permintaan data maupun penggunaan system oleh setiap user akan terekam kegiatannya.
Seperti yang dibahas pada bagian sebelumnya, bahwa kekurangan pada system ini ialah dokumentasi tahun-tahun lama seperti kuesioner dan buku pedoman tahun 1976.
Berikut ini merupakan flowchart proses penyimpanan dalam Sakernas :

                           

Keterangan :

1.    Subdit IPD (Integrasi Pengolahan Data) memberikan data clean (data yang sudah melewati rule validasi) kepada Seksi Pengolahan Subdirektorat Statistik Ketenagakerjaan.

2.    Seksi pengolahan melakukan validasi data terhadap semua pertanyaan dalam kuesioner.

3.    Seksi pengolahan membuat penimbang dan menjalankan program pengolahan data sehingga didapatkan angka untuk publikasi.

4.    Seksi pengolahan melakukan evaluasi terhadap angka yang telah dihasilkan, jika sudah sesuai kemudian membuat tabulasi data.

5.    Seksi pengolahan membuat buku publikasi yang kemudian diserahkan kepada subdit diseminasi.

6.    Subdit diseminasi memeriksa hasil yang akan dipublikasikan, setelah sesuai kemudian dipublikasikan.

7.    Seksi pengolahan melakukan repository data, dengan catatan tidak hanya admin yang dapat mengirim data melainkan user yang sudah diberi akses pun dapat mengirim data.

Berikut ini merupakan diagram usecase dalam website repository arsip:

Kami menyediakan forum guna memfasilitasi siapapun yang ingin berbagi maupun tanya jawab berkaitan tentang data repository arsip SAKERNAS. Klik disini : Forum.